Web Content Tags

5 Ways to Increase the Efficiency & Security of Your Department

5 manieren om de efficiëntie en veiligheid van uw openbare instelling te verbeteren

Werknemer van Brink's

20 apr 2020

Of u nu voor de lokale of federale overheid werkt, uw organisatie accepteert hoogstwaarschijnlijk contant geld als betaalmiddel. Van het innen van belastingen en parkeerkaartjes tot energierekeningen en meer, overheidskantoren ontvangen elk jaar verrassend veel geld.

Naast het accepteren van contant geld hebben werknemers van overheidsinstellingen de taak om aan de interne richtlijnen van hun organisatie te voldoen. Deze procedures zijn bedoeld om contant geld en alle medewerkers binnen het pand veilig te houden. Ambtenaren zijn echter maar al te bekend met de haken en ogen rond handmatig cashmanagement, zoals:

  • Riskante verplaatsingen naar de bank om kasgeld te storten of wisselgeld op te halen
  • Trage reacties en gebrekkige communicatie ten aanzien van aanbestedingsprocedures
  • Een grotere kans op diefstal en verlies als gevolg van overtollig kasgeld op locatie
  • Waarborgen dat stortingen binnen 24 uur worden bijgeschreven en gesaldeerd is een tijdrovend proces

Deze frustraties en risico's rond het handmatig cashmanagement leiden vaak tot gemiste deadlines en overtredingen van de richtlijnen. Het is geen sinecure om een efficiënt beleid voor de omgang met contant geld uit te stippelen. Zeker als overheidsinstellingen geen antwoord krijgen op hun aanbestedingen of op hun vragen aan leveranciers van cashmanagement-oplossingen.

Maar er is ook goed nieuws. Overheidsinstellingen die gebruikmaken van best practices en kiezen voor een betrouwbare aanbieder van waardetransport kunnen hun processen stroomlijnen om meer veiligheid en efficiëntie naar hun organisatie te brengen.

Snelle tips voor het verbeteren van het beheer van contant geld

Overweeg het volgen van de volgende vijf stappen om de dagelijkse taken te stroomlijnen en uw contant geld veilig te houden:

1. VOLTOOI HET AANBESTEDINGSPROCES

De meeste overheidsinstellingen besteden het beheer van hun constante geldstromen uit aan een aanbieder van waardetransport. Bij het evalueren van potentiële overeenkomsten moet u nagaan of de leverancier in kwestie in staat is om tegemoet te komen aan de beveiligings- en communicatiebehoeften van uw afdeling. Samenwerken met een ervaren partij zal u helpen om het proces te vereenvoudigen. Dit bespaart uw organisatie tijd en maakt het mogelijk om vragen en verzoeken van klanten direct af te handelen. Dat is zowel tijdens het aanbestedingsproces als na de implementatie mogelijk.

2. STEL EEN TRANSPARANT CASHMANAGEMENT-BELEID OP

Na de selectie van een aanbieder van geldtransportdiensten moet u alle procedures voor het accepteren van contante betalingen duidelijk uiteenzetten. Dit beleid zou moeten voorzien in deadlines, een lijst van werknemers die bevoegd zijn om kasgeld te beheren en een locatie waar contant geld moet worden opgeborgen alvorens het naar de bank te brengen.

Na het opstellen van dit beleid moet u ervoor zorgen dat alle verantwoordelijke partijen, met inbegrip van de waardetransporteur en uw werknemers een volledig begrip hebben van hun rol en verantwoordelijkheden.

3. MINIMALISEER HET AANTAL HANDEN WAARDOOR KASGELD GAAT

Door het reduceren van het aantal mensen dat met contant geld omgaat kunt u fraude, telfouten en diefstal voorkomen. Dat geldt voor alles van transacties tot stortingen bij de bank. Het is daarom van cruciaal belang dat alleen bevoegd personeel met contant geld omgaat, en dat al het geld op een veilige locatie wordt opgeborgen alvorens het wordt opgehaald voor een deposito.

4. DOE EEN BEROEP OP WAARDETRANSPORTDIENSTEN

Kies voor een aanbieder van waardetransport die gebruikmaakt van gepantserde geldwagens. Vakkundig opgeleide beveiligingsprofessionals zullen het veiligheidsbeleid van uw instelling tot op de letter volgen om contant geld op de meest veilige en efficiënte wijze ophalen en naar de bank brengen.

De waardetransporteur kan tegelijkertijd besteld wisselgeld bezorgen. Medewerkers kunnen op die manier op kantoor blijven en bezoekers assisteren. Daarmee kunnen ze hun focus op hun taken richten en waarborgen dat uw instelling soepel blijft functioneren.

5. INVESTEER IN EEN SMART SAFE ALS UW BUDGET DAT TOELAAT

Het gebruik van een smart safe helpt met het automatiseren van het cashmanagement-proces. De kluis houdt niet alleen de kasstortingen veilig, maar verbetert ook de productiviteit van werknemers door hen in staat te stellen om hun aandacht te richten op andere verantwoordelijkheden dan het handmatig tellen van contant geld.

Veel smart safes passen mogelijk binnen uw budget. In dat geval zou u een beroep kunnen doen op andere beveiligingsproducten, zoals een kluis of geldkist om ervoor te zorgen dat contant geld op locatie veilig blijft totdat het aan de bank kan worden overgedragen.

Overheidsinstellingen die een beroep doen op dergelijke maatregelen en in zee gaan met een betrouwbare waardetransporteur kunnen hun kantoor, werknemers en contant geld beter beschermen en zich beter voorbereiden op het accepteren van contante betalingen.

Samenwerken met een aanbieder van waardetransport is een kostenefficiënte oplossing die de operationele risico's reduceert en waarborgt dat contant geld voor het einde van de stortingstijd bij de bank wordt ingeleverd. Overheidsinstellingen kunnen op deze manier ook het overzicht op hun kasstroom verbeteren. Dit biedt betere kansen voor proactief beheer van hun contant geld.

 

Laat uw cashmanagement over aan Brink's 

Brink’s zet al 160 jaar lang de toon binnen de branche met zijn ongeëvenaarde ervaring en innovaties op het gebied van cashmanagement. Bij Brink’s kijken we naar het bredere plaatje. Dit resulteert in uitgebreide hardware- en softwareoplossingen en diensten die u vooropstellen. Bezoek ons op Facebook, Twitter, LinkedIn of YouTube voor meer informatie over manieren waarop de technologie, diensten en oplossingen van Brink’s uw onderneming vooruit kunnen helpen.

Meer uit onze bibliotheek met inzichten:

De toekomst van technologie voor cashmanagement

Betalingen met contant geld blijven de voorkeur genieten van consumenten in alle leeftijdscategorieën. De ontwikkelingen op het gebied van cashmanagement-technologie staan dan ook niet stil. Zowel retailers als banken zijn voortdurend op zoek naar kansen om te investeren in nieuwe diensten en apparatuur, zodat ze efficiënter tegemoet kunnen komen aan de behoeften van hun klanten.

Meer lezen

Trends in het winkelgedrag en hun invloed op het cashmanagement

Er blijft sprake van een veerkrachtige vraag naar contant geld. Dit wekt verbazing bij veel mensen, zeker gezien de toenemende concurrentie van alternatieve betalingsmethoden zoals creditcards, bankpassen en applicaties voor elektronische betalingen zoals Venmo en PayPal. Uit het 2019 Diary of Consumer Payment Choice-onderzoek door de Federal Reserve blijkt echter dat een breed scala aan consumenten uit verschillende leeftijds- en inkomenscategorieën nog altijd gebruikmaakt van contant geld en daar zelfs de voorkeur aan geeft.

Meer lezen

Verbeter de veiligheid van uw personeel met geautomatiseerde systemen voor cashmanagement

Retailers zijn altijd op zoek naar nieuwe manieren om hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen zonder de kosten op te drijven of concessies te doen aan de veiligheid. Veel bedrijven beheren hun contant geld nog altijd op handmatige wijze. Zij zijn maar al te bekend met de problemen en risico's die gepaard gaan met het traditionele cashmanagement-proces.

Meer lezen