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5 façons d'augmenter l'efficacité et la sécurité de votre service

Employé de Brink's

20 avr. 2020 - 00:00:00

5 façons d'augmenter l'efficacité et la sécurité de votre service

Que vous travailliez pour le gouvernement local ou fédéral, votre organisation accepte très probablement les espèces comme moyen de paiement. De la collecte des taxes et des frais de stationnement aux factures de services publics et plus encore, les bureaux du gouvernement perçoivent chaque année une quantité d'espèces impressionnante.

Outre l'acceptation de l'argent liquide, les employés des organisations gouvernementales sont également chargés de respecter les mandats et les règlements en vigueur dans leur bureau. Bien que ces procédures visent à garantir la sécurité des dépôts et de tout le monde dans les locaux, les employés du gouvernement ne connaissent que trop bien les défis liés à la gestion manuelle des fonds, notamment :

  • Voyages risqués pour déposer de l'argent ou récupérer du change à la banque
  • Absence de réponse et de communication sur demande de propositions (DP)
  • Risque accru de vol et de perte en raison d'un excès de liquidités sur place
  • Tâches chronophages visant à garantir l'équilibre des dépôts et des fonds dans les 24 heures

Ces frustrations et risques causés par la gestion manuelle des fonds entraînent souvent le non-respect des délais et des violations de conformité. La mise en œuvre d'une politique efficace de traitement des espèces peut parfois être difficile, surtout lorsque les ministères ne sont pas en mesure d'obtenir une réponse à leur DP ou des réponses aux questions de leur fournisseur de gestion de fonds.

Heureusement, en mettant en place les meilleures pratiques suivantes et en faisant appel à un transporteur de fonds de confiance, les organisations gouvernementales peuvent rationaliser leurs opérations et ainsi améliorer la sécurité et l'efficacité de leur organisation.

Conseils rapides pour améliorer la gestion des espèces

Afin de mieux rationaliser les tâches quotidiennes et d'assurer la sécurité de votre argent, envisagez les étapes suivantes :

1. TERMINER LE PROCESSUS DE DP

La plupart des organisations gouvernementales sous-traitent leur gestion des fonds à un transporteur de fonds. Lorsque vous examinez les contrats potentiels, déterminez si l'entreprise sélectionnée peut répondre aux besoins de sécurité et de communication de votre service. Travailler avec une entreprise expérimentée vous aidera à simplifier le processus, à gagner du temps pour votre organisation et à assurer un support client direct pour répondre aux questions, à la fois pendant le processus d'appel d'offres et après la mise en œuvre.

2. ÉTABLIR UNE POLITIQUE CLAIRE DE MANIPULATION DES ESPÈCES

Après avoir sélectionné un transporteur de fonds, assurez-vous de décrire clairement toutes les procédures d'acceptation des paiements en espèces. Cette politique doit inclure les délais, une liste des employés ayant un accès autorisé aux fonds et un endroit où les espèces doivent être stockées avant un dépôt bancaire.

Une fois la politique préparée, assurez-vous que toutes les parties responsables, y compris le fournisseur de CIT et les employés, comprennent parfaitement leurs rôles et responsabilités.

3. MINIMISER LE NOMBRE DE PERSONNES EN CONTACT AVEC LES ESPÈCES

En réduisant le nombre de personnes manipulant les espèces des transactions aux dépôts bancaires, vous évitez les risques de fraude, des erreurs de comptage et de vol. Avec cela, il est essentiel que seul le personnel autorisé gère l'argent, et que tout l'argent soit conservé dans un endroit sûr jusqu'à ce qu'il soit récupéré pour être déposé à la banque.

4. METTRE À CONTRIBUTION LES SERVICES DE BLINDÉS

Lorsque vous remplissez votre contrat pour un service CIT, assurez-vous d'inclure des services blindés. Un professionnel de la sécurité qualifié travaillera avec les politiques de sécurité actuelles de l'organisation gouvernementale pour s'assurer qu'elles respectent les réglementations afin de fournir la collecte de dépôts la plus efficace et la plus sûre.

Dans le même temps, le fournisseur CIT peut également livrer des ordres de modification. Cela permet aux employés de rester au bureau, devant les visiteurs, ce qui leur permet de se concentrer sur leurs tâches et de garantir le bon fonctionnement de leur service.

5. SI LE BUDGET LE PERMET, INVESTISSEZ DANS UN COFFRE-FORT INTELLIGENT

La mise en œuvre d'un coffre-fort intelligent peut aider à automatiser le processus de traitement des espèces. Le coffre-fort sécurise non seulement les dépôts, mais il augmente également la productivité des employés en leur permettant de reprendre leurs autres responsabilités plutôt que de compter manuellement les espèces.

Cependant, les coffres-forts intelligents peuvent être hors budget. Dans ce cas, examinez d'autres produits de sécurité, comme un coffre-fort ou un caissier, pour vous assurer que l'argent conservé sur place est sécurisé jusqu'à ce qu'il puisse être transféré à la banque.

Les organisations gouvernementales qui mettent en œuvre ces pratiques et utilisent un transporteur de fonds de confiance peuvent s'assurer que leur bureau, leurs employés et leurs dépôts sont mieux protégés et préparés à accepter les paiements en espèces.

Travailler avec un fournisseur de CIT est une solution rentable qui garantit que les paiements sont effectués à leur date d'échéance tout en réduisant les risques opérationnels pour le ministère. De plus, les organisations peuvent améliorer la visibilité de leurs flux de trésorerie, ce qui leur offre une plus grande possibilité de gestion active de leurs fonds.

 

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While these procedures are meant to ensure the safety of deposits and everyone on premises, government employees are all too familiar with the challenges that come along with manual cash management.