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Comment améliorer la sécurité des employés avec des systèmes de caisse automatisés

Employé de Brink's

20 avr. 2020 - 00:00:00

 

Les détaillants sont toujours à la recherche de nouvelles façons de rationaliser leurs opérations sans augmenter les coûts ni sacrifier la sécurité. Cependant, de nombreuses entreprises gèrent encore manuellement leurs espèces et ne connaissent que trop bien les défis et les risques liés au processus traditionnel de gestion des espèces.

Chaque jour, les gestionnaires et les employés passent d'innombrables heures à préparer et à compter les dépôts, les éloignant ainsi des autres tâches essentielles. Les employés courent également le risque de perdre des bénéfices en raison d'erreurs comptables, de billets contrefaits ou de vols internes lorsqu'ils effectuent ces tâches manuellement.

En plus des tâches de gestion des espèces en magasin, les employés qui effectuent les allers-retours dangereux à la banque perdent du temps qu'ils ne consacrent pas à vos clients et vous coûtent de l'argent. Tout au long de la journée, les responsables et employés autorisés sont exposés à divers risques, dont le vol. Cela est particulièrement vrai pour les employés qui transportent des dépôts en espèces à la succursale locale ou qui reviennent avec de la monnaie ou des coupures plus petites pour leurs caisses.

Les propriétaires et les dirigeants d'entreprises sont également confrontés aux défis de la responsabilité des employés avec des processus manuels de traitement des espèces. La direction se demande souvent qui a accès à son argent et où se trouvent exactement les fonds. De plus, ils ne sont pas en mesure de rapprocher les écarts ou de suivre les espèces perdues ou égarées, le cas échéant.

Votre entreprise a-t-elle été confrontée à l'une de ces déconvenues ? Vous n'êtes pas seul.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment les détaillants automatisent les tâches courantes de traitement des espèces pour dépasser ces dilemmes et mieux sécuriser leurs employés.

SCÉNARIO 1 : SOLUTIONS AUTOMATISÉES POUR LES POINTS DE VENTE

Au début de la journée de travail, un caissier prend son poste avec une caisse de départ. Ensuite, tout au long de la journée, les paiements en espèces viennent augmenter la somme d'argent conservée dans la caisse. Dans le scénario idéal, les responsables passent ramasser la caisse ou les employés déposent l'excédent d'espèces dans un coffre-fort tout en s'assurant qu'il y a toujours quelqu'un pour s'occuper des clients. Mais souvent, dans des environnements dynamiques où les activités s'enchaînent à un rythme effréné, les gestionnaires peuvent être contraints d'aider les clients ou les employés peuvent ne pas parvenir à s'éloigner, ce qui entraîne une accumulation d'argent dans les caisses.

Défis :

  • L'excédent d'espèces augmente le risque de vol interne ou de profits déplacés.
  • Plusieurs points de contact et un manque de responsabilité se produisent du point de vente au coffre-fort.
  • Les employés sont exposés au danger chaque fois qu'ils transfèrent de l'argent d'un endroit à un autre.
  • Le temps et le travail sont consacrés au comptage et à la préparation manuels des dépôts en espèces.

Solution : Mettre en place un coffre-fort intelligent

Les coffres-forts intelligents sont conçus pour augmenter l'efficacité du processus de traitement des espèces directement au point de vente. Avec un coffre-fort intelligent, les caissiers peuvent déposer directement l'argent dans un endroit sûr après chaque transaction. Cette solution offre une alternative plus sûre au transport de grandes quantités d'argent vers les bureaux.

Les coffres-forts intelligents augmentent également la responsabilité des employés, car le coffre-fort exige que l'employé entre un code d'identification avant chaque dépôt. Cela permet aux gestionnaires de suivre tous les dépôts effectués par les employés, éliminant ainsi la possibilité de vol en interne.

Enfin, un coffre-fort intelligent automatisera le processus de préparation des dépôts, donnant aux gestionnaires plus de temps pour se concentrer sur les tâches essentielles de leur fonction. Après chaque dépôt, le coffre-fort envoie les données vers un portail en ligne sécurisé où les clients peuvent suivre à distance leurs flux de trésorerie.

En utilisant un coffre-fort intelligent, les détaillants peuvent profiter d'une tranquillité d'esprit en sachant que leur résultat net est sécurisé immédiatement et que les employés peuvent rester concentrés sur leurs responsabilités.

SCÉNARIO 2 : EXTERNALISATION DES SERVICES DE TRANSPORT DE FONDS

La gestion manuelle de la trésorerie oblige souvent les directeurs ou autres employés autorisés à quitter le magasin et à faire des dépôts à la banque, parfois plusieurs fois par jour.

De plus, de nombreux détaillants exigent que deux employés se rendent à la banque en même temps. Cette mesure de sécurité nécessite un surcroît de main-d'œuvre et empêche les employés en question de s'occuper des clients pendant ce temps-là, ce qui peut en fin de compte nuire à la réalisation des objectifs commerciaux.

Les gestionnaires sont également responsables de la réception du change en provenance de la banque, tels que des pièces de monnaie ou des billets de plus petite valeur. De nombreuses banques facturent des frais pour traiter les espèces, ce qui entraîne des coûts plus élevés pour l'organisation.

Défis :

  • Les employés sont exposés au risque de vol lorsqu'ils transportent de l'argent vers et depuis la banque.
  • Divers points de contact sont nécessaires entre le magasin et la banque.
  • Faire des déplacements fréquents à la banque prend du temps et demande beaucoup de main-d'œuvre.
  • Les coûts supplémentaires des divers frais bancaires s'accumulent au fil du temps.

Solution : Partenariat avec un transporteur de fonds de confiance

Des professionnels de la sécurité qualifiés transporteront en toute sécurité les dépôts des magasins directement à la banque, éliminant ainsi les risques de vol et la sécurité compromise des employés et de l'argent. Les camions blindés augmentent également la responsabilité de la manipulation des espèces. Les gardes des camions blindés s'assurent que les dépôts sont sécurisés avant de quitter les lieux, ce qui élimine les risques de vol interne.

De plus, travailler avec un transporteur blindé de confiance permet aux détaillants de simplement passer des commandes de modification en ligne ou de recevoir la commande le jour suivant. Les détaillants économisent également de l'argent, car les frais de services blindés sont généralement inférieurs aux frais de commande de change d'une banque. De plus, cette capacité élimine un autre voyage risqué pour les gestionnaires.

Enfin, le transporteur de fonds donnera au client l'accès à un portail client sécurisé en ligne où les gestionnaires peuvent à la fois placer et suivre leurs ordres de modification pour n'importe lequel de leurs sites, ainsi que générer des rapports pour les services. Avec une efficacité accrue, les gestionnaires et les employés peuvent réallouer le temps économisé sur les déplacements fréquents à la banque, ainsi que garantir le bon fonctionnement de leur entreprise et répondre à toutes les demandes des clients.

SCÉNARIO 3 : TABLEAUX DE BORD DES RAPPORTS INTERACTIFS

En plus de faire des voyages risqués à la banque, les gestionnaires sont également responsables de s'assurer que le dépôt arrive et est traité avant l'heure limite de dépôt de la banque. Si leur dépôt arrive trop tard, il n'apparaîtra sur leur relevé bancaire que le lendemain, entraînant un écart de dépôt.

Les processus manuels manquent également d'une trace papier précise de tous les dépôts et transactions. Même si un détaillant utilise un système de suivi, il peut être nécessaire de se connecter à plusieurs plateformes pour trouver les données nécessaires pour rapprocher ses enregistrements.

Défis :

  • Un manque de traces écrites rend les rapprochements plus difficiles.
  • Les gestionnaires ne sont pas en mesure d'identifier et de résoudre rapidement les erreurs comptables.
  • Des rapports inexacts empêchent l'organisation de prévoir ses besoins de trésorerie.
  • Les données dans plusieurs emplacements ne sont pas rationalisées ou efficaces.

Solution : Utiliser des systèmes automatisés avec des fonctionnalités de rapport

Les détaillants qui utilisent un service de camions blindés et des systèmes automatisés comme des coffres-forts intelligents peuvent désormais accéder à toutes leurs informations de dépôt sur une seule plateforme. Étant donné que le portail est en ligne, les détaillants peuvent simplement gérer leurs liquidités et leurs emplacements de magasin de n'importe où et à tout moment.

Cet accès pratique aux rapports, aux preuves de livraison et aux tableaux de bord dans un portail centralisé permet au client de résoudre tout écart sur ses relevés bancaires. Les responsables peuvent désormais gagner du temps et retourner aux tâches essentielles de leur fonction dans le magasin pour que leurs employés se concentrent sur leurs tâches et que les clients soient satisfaits.

Les détaillants connaissent les défis et les risques pour leurs employés associés à la gestion manuelle des espèces. Heureusement, les détaillants n'ont plus à supporter cette charge grâce aux développements de la technologie et des services de fonds proposés par les sociétés de gestion de fonds. Les organisations peuvent être rassurées de savoir que leurs employés sont protégés et ne sont exposés à aucune menace. Et en toute tranquillité, les employés peuvent se concentrer sur leurs tâches quotidiennes plutôt que de compter manuellement les espèces et d'effectuer des déplacements dangereux à la banque.

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