Web Content Tags

5 manieren om de efficiëntie en veiligheid van uw openbare instelling te verbeteren

Werknemer van Brink's

20 apr 2020 - 00:00:00

5 manieren om de efficiëntie en veiligheid van uw openbare instelling te verbeteren

Whether you work for the local or federal government, your organization most likely accepts cash as a form of payment. From collecting taxes and parking ticket fees to utility bills and more, government offices receive a surprising amount of cash each year.

Naast het accepteren van contant geld hebben werknemers van overheidsinstellingen de taak om aan de interne richtlijnen van hun organisatie te voldoen. Deze procedures zijn bedoeld om contant geld en alle medewerkers binnen het pand veilig te houden. Ambtenaren zijn echter maar al te bekend met de haken en ogen rond handmatig cashmanagement, zoals:

  • Riskante reisjes naar de bank om kasgeld te storten of wisselgeld op te halen
  • Trage reacties en gebrekkige communicatie ten aanzien van aanbestedingsprocedures
  • Een grotere kans op diefstal en verlies als gevolg van overtollig kasgeld op locatie
  • Waarborgen dat stortingen binnen 24 uur worden bijgeschreven en gesaldeerd is een tijdrovend proces

Deze frustraties en risico's rond het handmatig cashmanagement leiden vaak tot gemiste deadlines en overtredingen van de richtlijnen. Het is geen sinecure om een efficiënt beleid voor de omgang met contant geld uit te stippelen. Zeker als overheidsinstellingen geen antwoord krijgen op hun aanbestedingen of op hun vragen aan leveranciers van cashmanagement-oplossingen.

Maar er is ook goed nieuws. Overheidsinstellingen die gebruikmaken van best practices en kiezen voor een betrouwbare aanbieder van waardetransport kunnen hun processen stroomlijnen om meer veiligheid en efficiëntie naar hun organisatie te brengen.

Snelle tips voor het verbeteren van het beheer van contant geld

Overweeg het volgen van de volgende vijf stappen om de dagelijkse taken te stroomlijnen en uw contant geld veilig te houden:

1. VOLTOOI HET AANBESTEDINGSPROCES

De meeste overheidsinstellingen besteden het beheer van hun constante geldstromen uit aan een aanbieder van waardetransport. Bij het evalueren van potentiële overeenkomsten moet u nagaan of de leverancier in kwestie in staat is om tegemoet te komen aan de beveiligings- en communicatiebehoeften van uw afdeling. Samenwerken met een ervaren partij zal u helpen om het proces te vereenvoudigen. Dit bespaart uw organisatie tijd en maakt het mogelijk om vragen en verzoeken van klanten direct af te handelen. Dat is zowel tijdens het aanbestedingsproces als na de implementatie mogelijk.

2. STEL EEN TRANSPARANT CASHMANAGEMENT-BELEID OP

Na de selectie van een aanbieder vangeldtransportdiensten moet u alle procedures voor het accepteren van contante betalingen duidelijk uiteenzetten. Dit beleid zou moeten voorzien in deadlines, een lijst van werknemers die bevoegd zijn om kasgeld te beheren en een locatie waar contant geld moet worden opgeborgen alvorens het naar de bank te brengen.

Na het opstellen van dit beleid moet u ervoor zorgen dat alle verantwoordelijke partijen, met inbegrip van de waardetransporteur en uw werknemers een volledig begrip hebben van hun rol en verantwoordelijkheden.

3. MINIMALISEER HET AANTAL HANDEN WAARDOOR KASGELD GAAT

Door het reduceren van het aantal mensen dat met contant geld omgaat kunt u fraude, telfouten en diefstal voorkomen. Dat geldt voor alles van transacties tot stortingen bij de bank. Het is daarom van cruciaal belang dat alleen bevoegd personeel met contant geld omgaat, en dat al het geld op een veilige locatie wordt opgeborgen alvorens het wordt opgehaald voor een deposito.

4. DOE EEN BEROEP OP WAARDETRANSPORTDIENSTEN

Kies voor een aanbieder van waardetransport die gebruikmaakt van gepantserde geldwagens. Vakkundig opgeleide beveiligingsprofessionals zullen het veiligheidsbeleid van uw instelling tot op de letter volgen contant geld op de meest veilige en efficiënte wijze ophalen en naar de bank brengen.

De waardetransporteur kan tegelijkertijd besteld wisselgeld bezorgen. Medewerkers kunnen op die manier op kantoor blijven en bezoekers assisteren. Daarmee kunnen ze hun focus op hun taken richten en waarborgen dat uw instelling soepel blijft functioneren.

5. INVESTEER IN EEN SMART SAFE ALS UW BUDGET DAT TOELAAT

Het gebruik van een smart safe helpt met het automatiseren van het cashmanagement-proces. De kluis houdt niet alleen de kasstortingen veilig, maar verbetert ook de productiviteit van werknemers door hen in staat te stellen om hun aandacht te richten op andere verantwoordelijkheden dan het handmatig tellen van contant geld.

Veel smart safes passen mogelijk binnen uw budget. In dat geval zou u een beroep kunnen doen op andere beveiligingsproducten, zoals een kluis of geldkist om ervoor te zorgen dat contant geld op locatie veilig blijft totdat het aan de bank kan worden overgedragen.

Overheidsinstellingen die een beroep doen op dergelijke maatregelen en in zee gaan met een betrouwbare waardetransporteur kunnen hun kantoor, werknemers en contant geld beter beschermen en zich beter voorbereiden op het accepteren van contante betalingen.

Samenwerken met een aanbieder van waardetransport is een kostenefficiënte oplossing die de operationele risico's reduceert en waarborgt dat contant geld voor het einde van de stortingstijd bij de bank wordt ingeleverd. Overheidsinstellingen kunnen op deze manier ook het overzicht op hun kasstroom verbeteren. Dit biedt betere kansen voor proactief beheer van hun contant geld.

 

Laat uw cashmanagement over aan Brink's (CTA)

Brink’s zet al 160 jaar lang de toon binnen de branche met zijn ongeëvenaarde ervaring en innovaties op het gebied van cashmanagement. Bij Brink’s kijken we naar het bredere plaatje. Dit resulteert in uitgebreide hardware- en softwareoplossingen en diensten die u vooropstellen. Bezoek ons op Facebook, Twitter, LinkedIn of YouTube voor meer informatie over manieren waarop de technologie, diensten en oplossingen van Brink’s uw onderneming vooruit kunnen helpen.

While these procedures are meant to ensure the safety of deposits and everyone on premises, government employees are all too familiar with the challenges that come along with manual cash management.