Web Content Tags

Verbeter de veiligheid van uw personeel met geautomatiseerde systemen voor cashmanagement

Werknemer van Brink's

20 apr 2020 - 00:00:00

 

Retailers zijn altijd op zoek naar nieuwe manieren om hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen zonder de kosten op te drijven of concessies te doen aan de veiligheid. Veel bedrijven beheren hun contant geld nog altijd op handmatige wijze. Zij zijn maar al te bekend met de problemen en risico's die gepaard gaan met het traditionele cashmanagement-proces.

Managers en werknemers besteden dagelijks diverse uren aan het tellen van kassaldi en voorbereiden van stortingen. Dat houdt hen af van andere essentiële taken. Als deze taken handmatig worden uitgevoerd, bestaat bovendien het gevaar van winstderving als gevolg van boekhoudkundige fouten, het accepteren van valse biljetten of interne diefstal.

Daarnaast zijn er veel tijd en arbeidskosten gemoeid met gevaarlijke verplaatsingen van en naar de bank. Managers en bevoegde medewerkers worden de hele dag blootgesteld aan diverse risico's, waaronder diefstal. Dat geldt met name voor werknemers die contant geld transporteren naar het lokale bankfiliaal of terugkeren met wisselgeld of kleinere biljetten voor het bijvullen van de kassa's.

Ondernemers en managers hebben daarnaast te maken met problemen rond de toerekenbaarheid van het personeel met betrekking tot handmatige cashmanagement-processen. Het management heeft vaak onvoldoende zicht op wie er toegang tot contant geld heeft en waar het geld zich precies bevindt. Daarnaast zijn ondernemers en managers niet in staat om verschillen af te stemmen of zoekgeraakt contant geld op te sporen.

Hebt u een of meer van de bovengenoemde frustraties ondervonden? Dan bent u niet de enige.

Lees verder om erachter te komen hoe retailers veel voorkomende taken op het gebied van cashmanagement automatiseren om een einde te maken aan deze kopzorgen en de veiligheid van hun werknemers effectiever te waarborgen.

SCENARIO 1: GEAUTOMATISEERDE POINT OF SALE-OPLOSSINGEN

Aan het begin van elke werkdag beginnen kassamedewerkers hun dienst met een beginsaldo. In de loop van de dag groeit de hoeveelheid contant geld in de kassa. Idealiter zou een manager langskomen om de kassa leeg te halen of zou een manager overtollig contant geld in een kluis deponeren, zodat klanten ondertussen nog altijd geholpen kunnen worden. Maar in dynamische omgevingen worden managers vaak door omstandigheden afgehouden van het assisteren van klanten. In andere gevallen zien werknemers geen kans om hun plek te verlaten. En daarmee stapelt het contant geld zich in de kassa op.

Uitdagingen:

  • Overtollig kasgeld vergroot de kans op interne diefstal en zoekgeraakt geld
  • Er is sprake van meerdere contactmomenten en een gebrek aan toerekenbaarheid tussen het verkooppunt en de depositokluis
  • Elke keer dat contant geld tussen locaties wordt verplaatst worden werknemers aan gevaar blootgesteld
  • Werknemers zijn tijd kwijt aan het handmatig tellen van contant geld en voorbereiden van kasstortingen

Oplossing: maak gebruik van een smart safe

Smart safes zijn ontwikkeld ter verbetering van de efficiëntie van het beheer van contant geld op het punt van verkoop. Met een smart safe kunnen kassamedewerkers contant geld na elke transactie direct op een veilige locatie opbergen. Deze oplossing vertegenwoordigt een veiliger alternatief voor het transport van grote sommen geld naar de back-office.

Smart safes vergroten daarnaast de toerekenbaarheid van het personeel, omdat medewerkers voor elke storting een persoonlijke identificatiecode moeten invoeren. Managers houden op die manier zicht op alle stortingen door werknemers. Dat maakt een einde aan de kans op interne diefstal.

Ten slotte automatiseert een smart safe het voorbereidingsproces voor stortingen. Managers houden zo meer tijd over voor essentiële taken. Na elke storting verzendt de kluis de data naar een veilig online portal waarmee klanten hun cashflow op afstand kunnen bijhouden.

Retailers die gebruikmaken van een smart safe kunnen genieten van gemoedsrust in de wetenschap dat hun opbrengsten direct veilig worden gesteld en dat werknemers hun focus op hun verantwoordelijkheden kunnen blijven richten.

SCENARIO 2: HET GELDTRANSPORT UITBESTEDEN

Bij handmatig cashmanagement moeten managers of bevoegde werknemers vaak de winkel verlaten om geld bij de bank te storten, soms zelfs meerdere keren op een dag.

Bij veel retailbedrijven moeten er uit veiligheidsoverwegingen twee medewerkers samen naar de bank afreizen. Dit vereist extra mankracht en tijd die ook had kunnen worden besteed aan het bedienen van klanten. Dat kan uiteindelijk ten koste gaan van de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen.

Managers zijn ook verantwoordelijk voor het ophalen van wisselgeld bij de bank, zoals munten of biljetten die een kleiner bedrag vertegenwoordigen. Veel banken brengen kosten in rekening voor het verwerken van wisselgeld. Daarmee stijgen de bedrijfskosten.

Uitdagingen:

  • Werknemers worden tijdens het transport van contant geld van en naar de bank blootgesteld aan de kans op diefstal
  • Er is sprake van verschillende contactmomenten van de winkel naar de bank
  • Veelvuldig naar de bank afreizen is tijdrovend en arbeidsintensief
  • De extra bankkosten tikken na verloop van tijd aan

Oplossing: Werk samen met een betrouwbare aanbieder van geldtransportdiensten

Vakkundig opgeleide beveiligingsprofessionals transporteren deposito's op veilige wijze naar de bank. Dit maakt een einde aan de kans op diefstal en veiligheidsrisico's voor werknemers. Het gebruik van gepantserde geldwagens draagt bij aan een verantwoordelijker omgang met contant geld. De bewakers van de gepantserde geldwagens stellen deposito's veilig voordat ze het pand verlaten. Dit maakt een einde aan de kans op interne diefstal.

Retailers die een beroep doen op een waardetransporteur kunnen op eenvoudige wijze online wisselgeld bestellen en de bestelling de volgende werkdag ontvangen. Zij kunnen daarmee ook kosten besparen, omdat de tarieven voor veilig geldtransport vaak lager liggen dan de tarieven die banken in rekening brengen voor het bestellen van wisselgeld. Diensten voor geldtransport maken bovendien een einde aan de noodzaak voor managers om nog meer riskante verplaatsingen naar de bank af te leggen.

Ten slotte biedt de waardetransporteur toegang tot een veilig online klantenportal waar managers bestellingen voor wisselgeld kunnen indienen en bijhouden voor alle filialen en rapportage over diensten kunnen genereren. Dankzij deze efficiëntieslag kunnen managers en werknemers de tijd die normaliter opgaat aan regelmatige bezoeken aan de bank aanwenden voor andere taken. Dit zorgt ervoor dat alle bedrijfsprocessen soepel verlopen en vragen van klanten sneller kunnen worden afgehandeld.

SCENARIO 3: INTERACTIEVE RAPPORTAGEDASHBOARDS

Managers moeten niet alleen riskante verplaatsingen naar de bank afleggen, maar zijn ook er verantwoordelijk voor dat het contant geld aankomt en dat deposito's worden voltooid voordat de stortingstijd van de bank eindigt. Als de storting te laat komt, wordt die pas de volgende dag op de bankrekening bijgeschreven. Daarmee ontstaat een stortingsdiscrepantie.

Bij handmatige processen schort het bovendien aan een accuraat 'papieren spoor' van alle transacties en stortingen. Zelfs als retailers gebruikmaken van een volgsysteem kan het nodig zijn dat ze zich op diverse platforms aanmelden om de data te vinden die nodig is voor de reconciliatie van hun administratie.

Uitdagingen:

  • Het gebruik van een papieren administratie bemoeilijkt de reconciliatie
  • Managers zijn niet in staat om boekhoudfouten snel te identificeren en verhelpen
  • Onnauwkeurige rapportage zit in de weg van accurate prognoses van de behoefte aan contant geld
  • De opslag van data op verschillende locaties leidt tot inefficiëntie

Oplossing: Doe een beroep op geautomatiseerde systemen met rapportagemogelijkheden

Retailers die gebruikmaken van geldtransportdiensten en geautomatiseerde systemen zoals smart safes kunnen nu via één online platform toegang krijgen tot al hun depositogegevens. Daarmee kunnen ze hun contant geld en winkellocaties eenvoudig beheren, op elk gewenst moment en vanaf elke locatie.

Deze handige toegang tot rapporten, bewijzen van levering en dashboards stelt klanten in staat om een oplossing te bieden voor eventuele discrepanties in hun bankafschriften. Managers kunnen zo tijd besparen en hun focus richten op essentiële winkeltaken. Zo blijft het personeel productief en blijven de klanten tevreden.

Retailers weten met welke uitdagingen en risico's medewerkers worden geconfronteerd bij handmatig cashmanagement. Gelukkig hoeven retailers niet langer genoegen te nemen met deze problemen. Dat is te danken aan nieuwe ontwikkelingen op het gebied van technologie en diensten voor cashmanagement. Zij kunnen genieten van gemoedsrust in de wetenschap dat hun personeel niet aan bedreigingen wordt blootgesteld. Werknemers kunnen daarmee hun aandacht vestigen op hun dagelijkse taken in plaats van het handmatig tellen van geld en het maken van gevaarlijke verplaatsingen naar de bank.

Laat uw cashmanagement over aan Brink's

Brink’s zet al 160 jaar lang de toon binnen de branche met zijn ongeëvenaarde ervaring en innovaties op het gebied van cashmanagement. Bij Brink’s kijken we naar het bredere plaatje. Dit resulteert in uitgebreide hardware- en softwareoplossingen en diensten die u vooropstellen. Bezoek ons op Facebook, Twitter, LinkedIn of YouTube voor meer informatie over manieren waarop de technologie, diensten en oplossingen van Brink’s uw onderneming vooruit kunnen helpen.